„Zajmuje nam to dziś dosłownie pięć minut” – jak Progres Property Management odzyskało kontrolę nad serwisem 12 budynków
„Zarządzamy umowami serwisowymi w 12 budynkach. Wcześniej sprawdzanie, co zostało wykonane, kiedy i przez kogo, oznaczało co poniedziałek przeszukiwanie arkuszy i notatek. Dzięki AMPER Flow zajmuje nam to dziś dosłownie pięć minut.”
Laura Norson, Facility Manager, Progres Property Management
Osiem budynków, dwanaście umów, jeden poniedziałkowy problem
Progres Property Management zarządza portfelem nieruchomości komercyjnych i mieszkalnych. Laura Norson jako Facility Manager odpowiada za to, żeby każdy z obiektów działał bez zakłóceń – technicznie, kontraktowo i operacyjnie. W praktyce oznacza to nadzór nad kilkudziesięcioma umowami serwisowymi: sprzątanie, ochrona, przeglądy instalacji, konserwacja wind, serwis systemów przeciwpożarowych, klimatyzacja.
Każda z tych umów nakłada konkretne zobowiązania – co ma być zrobione, jak często i przez kogo. Klienci pytają. Właściciele nieruchomości pytają. Ubezpieczyciele pytają. A żeby odpowiedzieć na te pytania, ktoś musiał to wszystko sprawdzić.
Do niedawna tym kimś był każdy, kto miał dostęp do właściwego arkusza kalkulacyjnego i cierpliwość, żeby przez niego przebrnąć.
Poniedziałkowy rytuał, który pochłaniał godziny
Laura Norson opisuje to wprost: poniedziałkowy przegląd stanu realizacji umów był jednym z najbardziej czasochłonnych i najmniej satysfakcjonujących elementów jej tygodnia.
– Mieliśmy arkusze dla każdego budynku, notatki po telefonach z wykonawcami, maile z potwierdzeniami. Żeby odpowiedzieć na pytanie „czy w tym miesiącu był przegląd klimatyzacji w budynku przy Mokotowskiej?”, musiałam otworzyć kilka plików, znaleźć właściwą zakładkę, sprawdzić, czy ktoś cokolwiek tam wpisał – i modlić się, że jest aktualne.
Problem pogłębiał się z każdym nowym obiektem dołączanym do portfela. Więcej budynków oznaczało więcej arkuszy, więcej zakładek, więcej miejsc, w których informacja mogła się zgubić lub nie zostać uzupełniona. System, który jako tako działał przy czterech budynkach, przy dwunastu zaczął się sypać.
– Nie traciłam danych – podkreśla Norson. – Traciłam czas na szukanie. I nigdy do końca nie byłam pewna, czy mam pełny obraz sytuacji.
Czego szukała, wybierając system
Progres Property Management nie szukał rozbudowanego systemu ERP ani platformy wymagającej wielomiesięcznego wdrożenia. Laura Norson miała konkretną listę potrzeb: jedno miejsce dla wszystkich umów serwisowych z ich zakresem i harmonogramem, widoczność tego, co zostało wykonane i co jest zaległe, możliwość szybkiego sprawdzenia statusu dla każdego budynku z osobna.
– Chciałam, żeby w poniedziałek rano móc usiąść, otworzyć jeden ekran i zobaczyć, co zostało zrobione w minionym tygodniu, co jest zaplanowane na ten tydzień i czy coś wymagało uwagi. Bez szukania, bez dzwonienia do wykonawców, bez przekopywania maili.
AMPER Flow spełniał te wymagania jako platforma zaprojektowana właśnie do zarządzania serwisem w środowiskach wieloobiektowych – z hierarchią projekt-umowa-urządzenie i automatycznym śledzeniem realizacji.
Wdrożenie: dane najpierw, narzędzie później
Pierwszym krokiem było zebranie w jednym miejscu tego, co dotąd żyło w rozproszonych arkuszach: lista budynków, przypisane do nich umowy, zakres każdej umowy, harmonogramy przeglądów i historia realizacji.
– To wymagało jednorazowego wysiłku – przyznaje Norson. – Ale to był ten rodzaj pracy, który i tak powinien był zostać zrobiony. Wdrożenie AMPER Flow dało nam powód i strukturę, żeby w końcu to uporządkować.
Po wprowadzeniu danych system przejął odpowiedzialność za planowanie cyklicznych zadań. Przegląd kwartalny instalacji ppoż. w budynku A, miesięczna konserwacja wind w budynku C, coroczna kontrola kotłowni – każde z tych zadań jest teraz widoczne w kalendarzu, przypisane do wykonawcy i automatycznie oznaczane jako wykonane po potwierdzeniu realizacji.
Pięć minut zamiast poniedziałkowego poranka
Zmiana, którą Laura Norson odczuła najszybciej, była dokładnie taka, jakiej szukała.
– Teraz zaczynam poniedziałek od tego, że otwieram AMPER Flow, patrzę na dashboard i widzę: co zostało zrealizowane w zeszłym tygodniu, co jest zaplanowane na ten, i czy są jakieś przeterminowane zadania. Zajmuje mi to dosłownie pięć minut. Potem mogę zająć się rzeczami, które wymagają mojej faktycznej uwagi.
To, co wcześniej pochłaniało znaczną część poranku, stało się rutynowym sprawdzeniem. A czas odzyskany na szukaniu informacji Norson przeznacza na zarządzanie wyjątkami – sytuacjami, które faktycznie wymagają jej decyzji i interwencji.
Pojawiła się też zmiana w komunikacji z klientami i właścicielami nieruchomości. – Kiedy ktoś pyta mnie, czy w tym kwartale były wykonane przeglądy, mam odpowiedź od ręki. Mogę pokazać historię, daty, wykonawcę. To buduje zaufanie, bo klient widzi, że naprawdę mamy kontrolę nad tym, co się dzieje w jego nieruchomości.
Widoczność, która zmienia zarządzanie
Jedna z nieoczekiwanych korzyści wdrożenia dotyczyła nie codziennej operacyjności, ale perspektywy długoterminowej. Mając wszystkie dane w jednym systemie, Progres zaczął widzieć wzorce, które wcześniej były niewidoczne.
– Zobaczyliśmy, że jeden z budynków regularnie generuje więcej zgłoszeń awaryjnych niż pozostałe. To nie było widoczne, kiedy każdy budynek był w osobnym arkuszu. W systemie to wychodzi samo. Możemy z tym coś zrobić – zanim stanie się problemem dla klienta.
To przejście od reagowania na zdarzenia do zarządzania na podstawie danych jest – zdaniem Norson – największą wartością, jaką AMPER Flow wniósł do pracy Progres Property Management.
Dla firm zarządzających wieloma obiektami
Jeśli zarządzanie serwisem kilku lub kilkunastu budynków oznacza u Ciebie cotygodniowe przeszukiwanie arkuszy i maili – to jest dokładnie ten problem, który AMPER Flow rozwiązuje. Bez skomplikowanego wdrożenia, bez konieczności zatrudniania dodatkowej osoby do koordynacji.
Plan Free jest bezpłatny i pozwala zacząć od razu.
