Jak wybrać system SFA offline do presellingu i vansellingu - kryteria i test w terenie

Aplikacja dla przedstawicieli handlowych to narzędzie, z którego ktoś korzysta kilkadziesiąt razy dziennie – w sklepie, w aucie, w magazynie klienta, gdzie nie ma zasięgu. Dlatego przy wyborze systemu SFA (Sales Force Automation) dla dystrybutora lub producenta FMCG lista funkcji z prezentacji mówi niewiele. Liczy się to, jak system zachowa się w zwykły wtorek na trasie.

Poniżej zebraliśmy kryteria, które warto sprawdzić, i scenariusz testu, który można przejść w jeden dzień. Piszemy jako producent aplikacji AMPER MSF, więc przy każdym punkcie mówimy też, jak robi to AMPER – a na końcu, kiedy AMPER nie będzie dobrym wyborem.

Preselling i vanselling – czym się różnią

Preselling – przedstawiciel przyjmuje zamówienie, a towar dostarcza później magazyn albo kierowca. Liczą się ceny klienta, promocje, dostępność towaru i szybkie przekazanie zamówienia do ERP.
Vanselling – przedstawiciel sprzedaje z samochodu: wydaje towar od ręki, wystawia dokument i często przyjmuje gotówkę. Dochodzi magazyn w aucie, dokumenty wydania i druk na miejscu.

Wiele firm prowadzi oba modele – czasem ten sam przedstawiciel tego samego dnia. System powinien obsługiwać je w jednej aplikacji, a nie w dwóch osobnych.

1. Praca offline – pełna, a nie awaryjna

Najczęstsze rozczarowanie po wdrożeniu SFA: „offline” oznacza tylko, że aplikacja się nie zawiesza, ale bez sieci nie policzy promocji ani nie pokaże ceny klienta.

Sprawdź, czy bez internetu:

widać pełny katalog, ceny klienta, historię jego zamówień i rozliczenia,
promocje i gratisy liczą się w koszyku tak samo jak online,
zamówienie i dokument można zapisać, a po odzyskaniu sieci wysyłają się same.

W AMPER: AMPER MSF trzyma dane w lokalnej bazie na urządzeniu i synchronizuje je w tle. Promocje liczą się w aplikacji także bez zasięgu, a zamówienie złożone offline czeka w kolejce i wysyła się po odzyskaniu połączenia.

2. Ceny i warunki handlowe klienta

W FMCG cena „katalogowa” prawie nie występuje. Klient ma cennik swojej grupy, rabaty na kategorie, ceny czasowe, limit kredytowy i zaległości.

Sprawdź, czy aplikacja:

sama nalicza cenę konkretnego klienta – z cennika grupy, rabatu na kategorię i ceny ograniczonej czasowo,
pokazuje limit kredytowy i zaległe płatności przed złożeniem zamówienia,
obsługuje jednostki, w których naprawdę sprzedajesz: sztuki, kartony, palety.

W AMPER: cenniki przypisuje się do klienta albo do grupy klientów, rabaty do kategorii, a ceny mogą mieć daty obowiązywania. Limit kredytowy i zaległości klienta są widoczne w aplikacji.

3. Promocje – te same w terenie i w e-hurtowni

Jeśli firma ma też e-hurtownię B2B, najdroższy błąd to dwie różne promocje: jedna w aplikacji przedstawiciela, inna online. Klient porównuje i dzwoni z pretensjami.

Sprawdź:

czy jedna promocja może obowiązywać w obu kanałach – i czy da się ją ograniczyć do jednego,
jakie typy obsługuje silnik promocji: gratis za wielokrotność, gratis do wyboru, stała cena, upust na pozycję i na koszyk, wymagany mix, progi ilościowe i kwotowe,
czy promocję można ograniczyć do grupy klientów, pojedynczych klientów i budżetu.

W AMPER: promocję definiuje się raz i wybiera, czy obowiązuje w AMPER MSF, w e-hurtowni AMPER B2B, czy w obu. Zobacz przykład koszyka z cennikiem i promocjami.

4. Vanselling – dokumenty i druk na miejscu

Sprawdź, czy przedstawiciel może:

wybrać magazyn – np. magazyn samochodu – i wystawić dokument wydania od ręki,
wydrukować dokument na drukarce mobilnej,
przyjąć gotówkę i wystawić dokument kasowy.

W AMPER: AMPER MSF obsługuje m.in. zamówienia, dokumenty WZ, dokumenty kasowe KP i KW oraz wydruk na drukarce mobilnej. Integracja z ERP zapisuje tam dokumenty – zamówienia, WZ i faktury – bez przepisywania w biurze.

5. Integracja z ERP w obie strony

SFA bez integracji to drugi system, z którego ktoś w biurze przepisuje dane. Zapytaj dostawcę konkretnie:

jakie dane system pobiera z ERP – kontrahentów, produkty, ceny, stany, rozliczenia,
jakie dokumenty zapisuje w ERP – zamówienia, WZ, faktury,
czy integracja z Twoim ERP jest gotowa i u kogo już działa,
kto ją utrzymuje po starcie systemu.

W AMPER: gotowe, dwukierunkowe integracje z Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, SAP, Microsoft Dynamics, WF-MAG i Subiekt GT, a dla innych systemów REST API. Z Comarch ERP XL AMPER pracuje m.in. w Kompanii Dystrybucyjnej. Szczegóły: integracje AMPER z ERP.

6. Wizyty, trasy i merchandising

Sprawdź, czy aplikacja obsługuje:

plan wizyt od kierownika i własne plany przedstawiciela,
zadania i ankiety przypisane do wizyty,
zdjęcia półek i kontrolę ekspozycji,
raporty dla kierownika – kto był u kogo i co sprzedał.

W AMPER: wizyty, zadania i ankiety konfigurowane w panelu, zdjęcia półek z rozpoznawaniem produktów oraz realizacja celów sprzedażowych.

7. Wdrożenie i szkolenie

Najlepsza aplikacja nic nie da, jeśli przedstawiciele jej nie przyjmą. Zapytaj:

ile trwa szkolenie i kiedy przedstawiciel zaczyna pracę w nowym systemie,
ile trwało wdrożenie u podobnej firmy, z tym samym ERP,
czy możesz porozmawiać z klientem, który korzysta z systemu.

W AMPER: przedstawiciel zaczyna pracę w AMPER MSF następnego dnia po szkoleniu – tak jest na naszych wdrożeniach. Wdrożenie w Kompanii Dystrybucyjnej – aplikacja dla 145 przedstawicieli, dwie e-hurtownie i integracja z Comarch ERP XL – trwało 4 miesiące.

8. Model wdrożenia i koszt

Sprawdź:

czy system działa w chmurze (SaaS), na Twoich serwerach, czy w obu modelach,
co dokładnie obejmuje cena – moduły, liczbę użytkowników, integrację, konfigurację i utrzymanie.

W AMPER: do wyboru jest SaaS (AWS, Azure lub OVH, SLA 99,99%) albo instalacja na Twoich serwerach. Cenę ustalamy indywidualnie – opisaliśmy, z czego składa się wycena.

Scenariusz testu: jeden dzień w terenie

Zanim podpiszesz umowę, poproś o konto testowe i przejdź ten scenariusz z jednym przedstawicielem:

Włącz tryb samolotowy przed wyjazdem na trasę.
Otwórz kartę klienta: historia zamówień, rozliczenia, limit kredytowy.
Złóż zamówienie z ceną tego klienta i promocją z gratisem – sprawdź, czy gratis dolicza się sam.
Dodaj ten sam produkt w kartonach i w sztukach.
Jeśli prowadzisz vanselling: wystaw dokument wydania z auta i wydrukuj go.
Zrób zdjęcie półki i wypełnij ankietę z wizyty.
Wyłącz tryb samolotowy – sprawdź, czy dokumenty wysłały się same i trafiły do ERP.
Złóż to samo zamówienie w e-hurtowni jako klient i porównaj ceny oraz gratisy.
Sprawdź w panelu kierownika, czy widać wizytę i zamówienie.
Zapytaj przedstawiciela, ile czasu zajęło mu nauczenie się aplikacji.

AMPER MSF możesz sprawdzić od razu – dane logowania do wersji demo są na stronie aplikacji.

Kiedy AMPER nie będzie dobrym wyborem

Lepiej powiedzieć to od razu:

Potrzebujesz tylko notatek z wizyt. Jeśli przedstawiciele nie przyjmują zamówień, a wystarczy prosty CRM z kalendarzem, AMPER będzie rozbudowany ponad potrzeby.
Chcesz uruchomić system samodzielnie w godzinę. AMPER wdrażamy: odwzorowujemy cenniki, promocje i integrację z ERP. To nie jest aplikacja, którą pobierasz i zaczynasz używać po założeniu konta.
Przedstawiciele pracują na urządzeniach innych niż iOS i Android. AMPER MSF działa na smartfonach i tabletach z tymi systemami.
Serwisujesz instalacje, a nie sprzedajesz towar. Do zleceń serwisowych, przeglądów i gwarancji służy nasz inny produkt – AMPER Flow.

Podsumowanie

Wybierając SFA dla dystrybucji FMCG, testuj system w terenie, a nie na prezentacji: bez zasięgu, na prawdziwych cenach klienta, z promocją i dokumentem, który musi trafić do ERP. Jeśli chcesz przejść ten scenariusz na AMPER, umów demo.